Če pogledate po vaši pisarni, ali opazite, da so še vedno polne police fasciklov, na mizah kupi papirjev z zapiski, zaposleni pa svoje zadeve shranjujejo vsak na svoj računalnik ter jih nato delijo preko elektronske pošte ali skupnih map na strežniku? Če podjetje omogoča hibridno delo in zaposleni v pisarni delajo na namiznem računalniku, doma pa delajo in shranjujejo zadeve na svoj lasten BBT obnovljen prenosnik, pride do zmede z iskanjem podatkov že pri posamezniku.

Ne bi se zmotili, če bi rekli, da je v vašem podjetju skrajni čas za uvedbo avtomatiziranih postopkov in procesov poslovanja, eden od teh je digitalizacija dokumentov. Digitalizacija dokumentov torej ni več stvar izbire, temveč nuja, saj boste brez spremembe v poslovnih procesih sicer kaj kmalu postali okorni, nefleksibilni in s tem manj konkurenčni. Kako poteka digitalizacija dokumentov? V osnovi gre za postopek uvedbe sistema upravljanja s pogodbami, zapisi, spisi, listinami, dosjeji in ostalimi pisnimi viri, ki omogoča brezpapirno poslovanje.

Digitalizacija dokumentov in njene prednosti

• Prihranek časa, povečanje produktivnosti zaposlenih in s tem višja stopnja dodane vrednosti na zaposlenega.
• Prihranek fizičnega prostora.
• Hiter in enostaven dostop do dokumentov kadarkoli in od kjerkoli.
• Usklajenost in poenostavljeni procesi znotraj podjetja s celovitim pregledom.
• Optimalna varnost in centralna shramba podatkov z nadzorom dostopa in upravljanja s podatki.
• Lažja in enostavnejša komunikacija v podjetju ter učinkovitejši in bolje organizirani procesi.
• Zmanjšana poraba papirja ter bolj trajnostno, okolju prijazno in zeleno poslovanje.

Digitalizacija dokumentov danes ne sme biti več vprašanje izbire. Namenjena je vsem podjetjem in nujna v vseh organizacijah, ne glede na velikost. Še posebej ključnega pomena je v velikih družbah, kjer je pretok informacij počasen, okoren, težaven, komunikacija pa prepočasna in neučinkovita. Nekaj učinkovitih primerov:

• elektronsko podpisovanje pogodb,
• elektronski sistem naročanja in fakturiranja,
• avtomatizacija postopkov v trgovini (usklajenost od nakupa blaga do prevzema oziroma dostave)…

Kako poteka digitalizacija dokumentov?

V osnovi gre za proces, s katerim dokumente s pomočjo različnih tehnologij iz papirne oblike pretvorimo v elektronsko obliko, ki je primerna za shrambo v elektronskem sistemu upravljanja. Kolikor imamo podatke v elektronski obliki, le-te ravno tako zajamemo in posredujemo v tovrstni sistem. V tem koraku poskrbimo tudi za ustrezno razvrščanje, označevanje in končno kontrolo podatkov v sistemu. Da bo digitalizacija dokumentov v podjetju optimalna in najbolj uspešna, je potreben tudi primeren pristop in predstavitev sprememb zaposlenim, ki se bodo morali, nekateri lažje in drugi težje, prilagoditi novim procesom poslovanja.

Prenosnik ali namizni računalnik za dostop v elektronski sistem upravljanja s podatki

Na vprašanje, ali kupiti namizni računalnik ali prenosnik, si boste v večji meri odgovorili sami, v nadaljevanju vam predstavljamo prednosti ene in druge naprave, ki vam bodo morda v pomoč. Prenosnik je lahek, prenosljiv, ima vse funkcionalnosti, ki jih imajo »veliki«, v eni napravi, brez ločene dodatne opreme, kot sta tipkovnica in miška. Namizni računalnik dopolnjujejo ločene komponente – monitor, tipkovnica in miška. Ni prenosljiv, na delovnem mestu pa je potrebno pri pozicioniranju komponent paziti, da ima ustrezen pretok zraka. Če povzamemo, razlike, ki jih opazimo, ko se odločamo za prenosnik ali namizni računalnik, so predvsem v učinkovitosti, pa tudi v ceni. Med raziskovanjem bomo zaznali, da je podobno funkcionalen in zmogljiv prenosnik običajno dražji od primerljivega namiznega računalnika.

Kaj si morate odgovoriti, ko kupujete prenosnik ali namizni računalnik?

• Kje ga boste uporabljali? Je pomembno, da ga imate možnost vzeti na različna mesta, kjer boste delali z njim, torej, da je prenosljiv?
• Za kaj ga boste uporabljali? Gre za delo ali zabavo? Delate predvsem z orodji, kot so preglednice in ostali dokumenti, brskanje po spletu in pisanje elektronskih sporočil? Delate z bolj zahtevnimi programi, kot so programi za grafično oblikovanje ali za upravljanje z ogromnim številom podatkov? Ga boste imeli za igranje iger, ustvarjanje glasbe?
• Kaj je za vas bistvenega pomena – poraba energije, velikost prostora za shranjevanje, hitrost procesov…?
• Kolikor denarja ste pripravljeni plačati za dober računalnik?

Pri BBT je na voljo bogata izbira obnovljenih računalnikov za različne namene

Podjetje je usmerjeno v prodajo obnovljenih računalnikov izključno poslovne linije. Gre za linijo izdelkov višjega kakovostnega in cenovnega razreda računalniške opreme, ki je namenjena zahtevnejšim uporabnikom ter predvsem uporabnikom v poslovnih okoljih. Kakovost izdelkov poslovne linije v primerjavi z izdelki za široko potrošnjo je občutno višja, kar se odraža tudi v ceni. Če iščete najboljše, kar trg ponuja, so to zagotovo novi izdelki poslovne kakovosti, vendar pa je zaradi višje kakovosti posledično višja tudi cena.

Lahko zaključimo, da so zato računalniki poslovne linije marsikdaj in marsikateremu uporabniku nedosegljivi. Optimalna izbira, ki predstavlja najboljše razmerje med kakovostjo in ceno, je zato nakup obnovljenega računalnika poslovne kakovosti. S tovrstnim pametnim nakupom boste prihranili denar, vendar ne na račun kakovosti. V spletni trgovini je na voljo ogromna izbira, za različne namene, potrebe in želje ter veliko število artiklov, med katerimi vsak lahko najde obnovljen prenosnik, ki mu je pisan na kožo. In to takšen, ki se enostavno splača.